ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ

деятельности архивного отдела Администрации МО «Кезский район»

на 2014 год

В соответствии с письмом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 21 октября 2013 года № 764 «О планировании работы архивных учреждений Удмуртской Республики на 2014 год и их отчетности за 2013 год» и в целях реализации мероприятий в сфере архивного дела, предусмотренных «Программой социально-экономического развития муниципального образования «Кезский район» на 2010-2014 годы», архивным отделом Администрации муниципального образования «Кезский район» в 2014 году будут проведены следующие мероприятия:

В сфере государственного регулирования архивного дела:

До 01 марта 2014 года предоставить в Комитет по делам архивов при Правительстве УР сведения о количестве дел, отнесенных к собственности Удмуртской Республики и хранящихся в архивном отделе по состоянию на 01.01.2014 года;

В первом квартале 2014 года разработать и согласовать проект раздела «Архивное дело» Программы «Социально-экономическое развитие муниципального образования «Кезский район» на 2015-2019 годы».

Ежеквартально представлять в Комитет по делам архивов при Правительстве УР информацию о количестве обращений за государственными услугами, предоставляемыми архивным отделом Администрации муниципального образования «Кезский район» при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных в соответствии с Законом УР от 29.12.2005 года № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела».

В соответствии с планом работы Коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР направить информации о состоянии охраны муниципального архива и о состоянии сохранности архивных документов в отделе ЗАГС Администрации МО «Кезский район.

В 2014 году инициировать принятие Администрацией МО «Кезский район» постановления «Об утверждении графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений, организаций и предприятий Кезского района на хранение в архивный отдел». Подготовить сообщение на аппаратное совещание при Главе МО «Кезский район» о состоянии сохранности документов муниципальных образований (поселений) района.

Предоставлять в сроки, установленные Министерством финансов УР и Комитетом по делам архивов при Правительстве УР, ежемесячные заявки по предельным объемам финансирования и ежемесячные и квартальные отчеты о расходовании субвенций из бюджета Удмуртской Республики на содержание архивного отдела.

В сфере обеспечения сохранности и государственного учета

Основным направлением в работе архивного отдела остается обеспечение сохранности и улучшение физическогосостояния документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве.

В целях завершения реализации запланированных показателей в разделе программы «Социально-экономическое развитие МО «Кезский район» на 2010-2014 годы» заменить 300 погонных метров деревянных и смешанных стеллажей в архивохранилищах на железные, закартонировать 2171 единицу хранения управленческих документов. При условии заключения договора оцифровать 1034 листа наиболее востребованных документов исполкома Кезского райсовета депутатов. Для создания оптимального температурно-влажностного режима в архивохранилищах установить два кондиционера.

В целях исполнения предписания пожарного надзора планируется заменить деревянную дверь в одном архивохранилище на сертифицированную противопожарную.

Убрать в отделке стен архивохранилища № 2 бумажные обои.

С отчетом за первое полугодие 2014 года представить в Комитет по делам архивов информацию об организации охраны архива.

В 2014 году в соответствии с долгосрочным планом цикличной проверки наличия и состояния дел проверить 2338 единиц хранения 20 фондов, в том числе фонда редакции районной газеты, в котором хранятся электронные фотодокументы. В ходе проведения сверки наличия при обнаружении документов, требующих ремонта, будет проводиться данный вид работы.

Продолжить работу по составлению и согласованию с ЭПМК Комитета по делам архивов актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны и которые своевременно не поступили на хранение в архив.

В 2014 году провести выверку сведений в учетных документах архива. Составить листы-заверители к папкам, в которых хранятся листы фондов, составить листы-заверители к каждой описи и пронумеровать листы в описях, привести в соответствие с требованиями паспорта архивохранилищ;

В сфере комплектования и взаимодействия с организациями – источниками комплектования архивного отдела

Упорядочить и принять на хранение документы организаций-источников комплектования, хранящихся в организациях сверх установленного законодательством срока их временного хранения. Продолжить работу по оптимизации состава источников комплектования, для чего исключить 11 негосударственных организаций прекративших свою деятельность. Продолжить работу по подготовке к сдаче на хранение в архивный отдел Администрации МО «Кезский район» документов краеведа, почетного гражданина Кезского района Бориса Ивановича Русских, договор о сотрудничестве с которым подписан в 2013 году.

Продолжить внедрение в работу архивного отдела и организаций – источников комплектования архивного отдела «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». С использованием данных перечней согласовать с ЭПМК Комитета по делам архивов 11 номенклатур дел. Продолжить внедрение сборника примерных положений об экспертных комиссиях и архивах организаций. На основе данного сборника подготовить и согласовать с ЭПМК Комитета по делам архивов 4 положения об архивах и 4 положения об экспертных комиссиях организаций. (Приложение 1).

В целях реализации мероприятий, запланированных в разделе «Архивное дело» Программы социально-экономического развития муниципального образования «Кезский район» на 2010-2014 годы, продолжить работу по совершенствованию нормативно-правового и методического обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов, по созданию необходимых условий для хранения архивных документов. С этой целью провести обследования состояния делопроизводства и хранения документов в 8 организациях, в том числе по поручению Комитета по делам архивов при Правительстве УР будет проведено обследование в отделе ЗАГС Администрации МО «Кезский район». В 2014 году разработать и согласовать 4 инструкции по делопроизводству для организаций района. Оказать методическую и практическую помощь 24 организациям-источникам комплектования в составлении и согласовании с ЭПМК Комитета по делам архивов описей управленческих документов постоянного хранения на 1158 единиц хранения и 22 организациям по описанию дел по личному составу временного (75 лет) хранения на 178 единиц хранения. Завершить упорядочение документов, образовавшихся в деятельности федеральных организаций - Кезского сельского лесхоза – филиала ФГУ «Удмуртсельлес», ФГУ «Кезский лесхоз» (Приложение № 3). В соответствии с Программой принять на хранение 463 единицы хранения управленческих документов постоянного хранения от 9 организаций. (Приложение № 2). В первом квартале 2014 года провести семинар с ответственными за делопроизводство организаций, документы которых предстоит упорядочить в 2014 году. На семинаре ответственных за делопроизводство планируется ознакомить с Административными регламентами архивного отдела Администрации МО «Кезский район» по предоставлению муниципальных услуг.

В первом полугодии 2014 года представить в Комитет по делам архивов при Правительстве УР информацию о выполнении решения Коллегии Комитета от 25.09.2013 года № 14 об итогах обследований сохранности документов в организациях ЖКХ района.

В сфере развития информационно-поисковых систем и использования архивных документов

В 2014 году продолжится заполнение 4-й версии БД «Архивный фонд». Завершить заполнение раздела «Дело», для чего ввести 17850 записей. Продолжить работу по заполнению тематической БД «Акты приема в эксплуатацию законченных строительством объектов», планируется завести 276 записей из 5 единиц хранения за 1996-2000 годы.

В соответствии с планом развития НСА к фондам архива составить 4 исторические справки.

Продолжить сбор сведений и представить до 1 октября 2014 года информацию в ГКУ «ГАСПД УР» о документах по личному составу, поступивших на хранение в архивный отдел за период с 1 сентября 2013 года по 1 сентября 2014 года и находящихся на хранение в архивах организаций – источниках комплектования архивного отдела.

Продолжить работу по размещению материалов на странице архивного отдела на сайте муниципального образования «Кезский район».

В срок до 1 апреля 2014 года представить сведения в ГКУ «ЦГА УР» о знаменательных и юбилейных датах для АБД «Памятные даты Удмуртской Республики» и подготовки Календаря памятных дат Удмуртской Республики на 2015 год.

С целью популяризации среди школьников архивного дела и знакомства их с документами архива провести экскурсию «Знакомство с архивом и профессией архивиста».

2014 год – юбилейный год для Кезского района и поселка Кез. В связи с юбилеями подготовить и опубликовать в районной газете «Звезда» статью «Хроника: люди, события, факты». Будет подготовлена выставка фотодокументов «По местам боев с Колчаком на территории Кезского района»».

Совершенствование работы по развитию системы приема граждан по принципу «Одного окна» и реализация соглашения с УПФ РФ (ГУ) в Кезском районе.

Одним из важных направлений работы архивного отдела остается исполнение в законодательно установленные сроки запросов социально-правового и тематического характера по архивным документам, в 2014 году планируется исполнение 500 запросов социально-правового характера и 40 тематических запросов, что соответствует запланированному показателю в программе социально-экономического развития Кезского района.

По мере поступления изучить и внедрить в работу архивного отдела Правила работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов.

В 2014 году продолжится сотрудничество с районным отделением УРО РОИА. В 2014 году в районе планируется выпуск книги «Кезский район», в связи с чем по материалам архива будут составлены истории предприятий и организаций района.

Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров.

Планируется ежегодное участие в республиканских семинарах (по плану Комитета по делам архивов при Правительстве УР);

Начальник отдела Г.В.Старкова

27.11.2013г.