ОТЧЕТ

о выполнении основных направлений деятельности

 архивного отдела Администрации МО «Кезский район» за 2013 год

В соответствии с письмом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 21 октября 2013 года № 764 «О планировании работы архивных учреждений Удмуртской Республики на 2014 год и их отчетности за 2013 год» и в целях реализации мероприятий в сфере архивного дела, предусмотренных «Программой социально-экономического развития муниципального образования «Кезский район» на 2010-2014 годы», архивным отделом Администрации муниципального образования «Кезский район» в 2013 году проведены следующие мероприятия:

В сфере государственного регулирования архивного дела:

К 1 марта 2013 года предоставлена в Комитет по делам архивов при Правительстве УР утвержденная смета расходов на содержание архивного отдела Администрации МО «Кезский район» на 2014 год и плановый период 2015-2016 годы.

Ежемесячно предоставлялись заявки на объемы финансирования и отчеты о расходовании субвенций из бюджета Удмуртской Республики на содержание архивного отдела.

В рамках проведения административной реформы в 2013 году продолжалась работа по внедрению в практику работы Административных регламентов архивного отдела по предоставлению муниципальных услуг. Ежеквартально представлялись в Комитет по делам архивов при Правительстве УР информации о государственных услугах, предоставляемых архивным отделом Администрации муниципального образования «Кезский район» при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных в соответствии с Законом УР от 29.12.2005 года № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела».

К 22 марта 2013 года предоставлена в Комитет по делам архивов при Правительстве УР информация о промежуточных результатах выполнения перспективных планов развития НСА к документам архивного отдела Администрации муниципального образования «Кезский район» на 2011-2014 годы.

В 2013 году архивным отделом инициировано принятие Администрацией МО «Кезский район» трех постановлений: постановление от 15 января 2013 года № 59 «Об утверждении графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений, организаций и предприятий Кезского района на хранение в архивный отдел», постановление от 15 марта 2013 года № 483 «О проведении смотра-конкурса по организации делопроизводства среди муниципальных образований района и структурных подразделений Администрации МО «Кезский район», посвященного 90-летию архивной службы Удмуртии» и постановление от 13 мая 2013 года № 761. «Об утверждении списков источников комплектования архивного отдела Администрации МО «Кезский район».

В Комитет по делам архивов направлена информация об устранении недостатков, выявленных при проведении проверки, проведенной Комитетом по делам архивов при Правительстве УР 19 августа 2013 года, соблюдения архивным отделом Администрации МО «Кезский район» законодательства об архивном деле. В целях устранения нарушений законодательства об архивном деле архивным отделом Администрации муниципального образования «Кезский район» проведена определенная работа: обеспечено раздельное хранение первых и вторых экземпляров описей документов, для чего вторые экземпляры описей перенесены в хранилище, пересоставлен план цикличной проверки архивных документов, который утвержден начальником архивного отдела 26.09.2013 года, составлен план устранения недостатков на 2014 год.

В сфере обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Удмуртской Республики

Основным направлением в работе архивного отдела остается обеспечение сохранности и улучшение физическогосостояния документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве.

С целью обеспечения физической сохранности документов в 2013 году закартонировано 856 единиц хранения документов фондов Кезского узла почтовой связи, Кезской ПМК-2 объединения «Удмуртмелиорация», исполкома Мысовского сельского Совета Кезского района.

В 2013 году проведена сверка наличия и состояния документов фонда № 231 отдела имущественных отношений Администрации МО «Кезский район» в количестве 229 единиц хранения за 1991-2007 годы. В ходе проведения сверки наличия утраты документов не обнаружено.

С целью контроля за состоянием температуры и влажности воздуха в хранилищах приобретены и установлены контрольно-измерительные приборы, заведен журнал регистрации показаний приборов.

В соответствии с требованиями отдела надзорной деятельности в Кезском районе 28 июня 2013 года проведены электрические испытания электроустановок: измерение сопротивления заземляющих устройств, измерение сопротивления изоляции проводов и кабелей, изготовлен план эвакуации архива при пожаре, соответствующий требованиям.

В сфере формирования архивного фонда УР. Организационно – методическое руководство архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий

В 2013 году проведена работа по оптимизации списка организаций – источников комплектования архивного отдела. Исключены из списка источников комплектования сельскохозяйственный производственный кооператив (колхоз) «Урал», протокол ЭПМК от 11 апреля 2013 года № 4, Отделение по Кезскому району Управления Федерального казначейства по Удмуртской Республике, протокол ЭПМК от 11 апреля 2013 года № 4, Кезский филиал ГУП «Удмурттехинвентаризация», протокол ЭПМК от 11 апреля 2013 года № 4, муниципальное унитарное предприятие «Кезская машинно-технологическая станция», протокол ЭПМК от 11 апреля 2013 года № 4, сельскохозяйственный производственный кооператив (колхоз) «Пажман», протокол от 28 июня 2013 года № 7, сельскохозяйственный производственный кооператив (колхоз) «Союз», протокол от 13 декабря 2013 года № 13, сельскохозяйственный производственный кооператив (колхоз) «Таненки», протокол от 13 декабря 2013 года № 13, Ассоциация крестьянских хозяйств, их объединений и малых предприятий Кезского района УР, протокол от 13 декабря 2013 года № 13, муниципальное унитарное производственное предприятие коммунального хозяйства Кезского района УР, протокол от 13 декабря 2013 года № 13.

Протоколом ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 26 апреля 2013 года № 5 согласованы список организаций – источников комплектования архивного отдела Администрации МО «Кезский район» и список физических лиц – источников комплектования архивного отдела Администрации МО «Кезский район».

В 2013 году проведена работа по заключению договоров о сотрудничестве с негосударственными организациями. Заключено 16 договоров. Всего в списке организаций – источников комплектования архивного отдела значится 20 негосударственных организаций. 4 негосударственные организации планируется исключить из списка источников комплектования в 2014 году.

В 2013 году продолжалось внедрение в работу архивного отдела и организаций – источников комплектования архивного отдела «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010). С использованием данного перечня согласовано с ЭПМК Комитета по делам архивов 16 номенклатур дел. Продолжалась работа по внедрению сборника примерных положений об экспертных комиссиях и архивах организаций. На основе данного сборника подготовлено и согласовано с ЭПМК Комитета по делам архивов 5 положений об архивах и 5 положений об экспертных комиссиях организаций. (Приложение 1).

В целях реализации мероприятий, запланированных в разделе «Архивное дело» Программы социально-экономического развития муниципального образования «Кезский район» на 2010-2014 годы, продолжалась работа по совершенствованию нормативно-правового и методического обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов, по созданию необходимых условий для хранения архивных документов. С этой целью проведено 5 обследований состояния делопроизводства и хранения документов в организациях – источниках комплектования архивного отдела. (Приложение № 4). По поручению Комитета по делам архивов при Правительстве УР проведены обследования состояния сохранности архивных документов учреждений и организаций, осуществляющих деятельность в сфере жилищно-коммунального хозяйства на территории муниципального образования «Кезский район», обследовано 4 организации. Информация по итогам обследований направлена в Комитет по делам архивов. В 2013 году разработано 6 инструкций по делопроизводству для организаций района.

Оказана методическая и практическая помощь 12 организациям-источникам комплектования в составлении и согласовании с ЭПМК Комитета по делам архивов описей управленческих документов постоянного хранения на 1415 единиц хранения и 8 организациям по описанию дел по личному составу временного (75 лет) хранения на 324 единиц хранения. (Приложение № 3).

Принято на хранение 392 единицы хранения управленческих документов постоянного хранения от 11 организаций и 37 единиц хранения дел по личному составу от ликвидированного Кезского филиала ГУП «Удмурттехинвентаризация» (Приложение № 2).

В 2013 году проведен семинар для специалистов органов местного самоуправления муниципальных образований, присутствовало 27 человек. На семинаре рассмотрены вопросы по ведению похозяйственных книг, хранению документов на электронных носителях.

На заседаниях ЦЭК Администрации МО «Кезский район» рассмотрены вопросы по согласованию номенклатур дел организаций района, не являющихся источниками комплектования архивного отдела. Проведено 12 заседаний ЦЭК.

В индивидуальном порядке оказывалась методическая помощь в составлении номенклатур дел организациям, не являющимся источниками комплектования архивного отдела.

Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов

В 2013 году продолжалось заполнение 4-й версии БД «Архивный фонд». В соответствии с планом заведено 2345 записей. Продолжалась работа по заполнению тематической БД «Акты ввода в эксплуатацию законченных строительством объектов», заведено 377 записей из 12 единиц хранения за 1990-2000 годы.

В архивном отделе в наличии четыре компьютера, доступ в Интернет имеет три компьютера. Собственного сайта архивный отдел не имеет, информация размещена на страничке сайта Администрации МО «Кезский район». В Администрации МО «Кезский район» работает два IT-специалиста. В архивном отделе используется черно-белый многофункциональный принтер Сanon MF 3200, тип – JPEG\Exil, порт – USB001 с качеством изображения – 300 dpi.

В 2013 года продолжалась реализация соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным системам связи, через данный вид связи получено 75 запросов. Информация о состоянии работы в режиме «Одно окно» представлена в Комитет по делам архивов при Правительстве УР.

В соответствии с планом продолжалась работа по приведению НСА к фондам архива в соответствие с требованиями. Подготовлена историческая справка к фонду № 222 Кезского районного агропромышленного объединения.

Одним из важных направлений работы архивного отдела остается исполнение в законодательно установленные сроки запросов социально-правового и тематического характера по архивным документам. В 2013 году исполнено 1125 запросов социально-правового характера, 937 запросов с положительным результатом. Исполнено также 57 тематических запросов. Запросы в основном касались подтверждения стажа и заработной платы, награждения различными наградами.

К 1 октября 2013 года представлена информации в ГКУ «ГАСПД УР» о документах по личному составу, поступивших на хранение в архивный отдел за период с 1 сентября 2012 года по 1 сентября 2013 года.

К 90-летию архивной службы Удмуртии проведен смотр-конкурс по организации делопроизводства среди муниципальных образований района и структурных подразделений Администрации МО «Кезский район». Совместно с работниками районного музея проведена выставка «Виды удостоверений», для выставки были собраны различные виды удостоверений за 1931-2010 годы. Выставка была оформлена в районном музее.

Приняли участие в подготовке и проведении районного мероприятия, посвященного Дню местного самоуправления и 10-летию реформы местного самоуправления, к данному мероприятию по архивным документам подготовлено сообщение по истории местного самоуправления в Кезском районе.

Приняли участие в круглом столе «Главное ребята сердцем не стареть», посвященном юбилею комсомола.

К 75-летию выборов депутатов Верховного Совета Удмуртской АССР первого созыва подготовлена подборка документов, в которую вошли характеристики депутатов, фотографии, протоколы собраний о выдвижении кандидатов в депутаты от Кезского района.

В 2013 году продолжалось сотрудничество с районным отделением УРО РОИА. Специалисты архивного отдела входят в рабочую группу по созданию книги по истории Кезского района. Занимаемся обработкой уже собранного материала по истории и собираем новый материал. Книга будет посвящена 85-летию Кезского района и 115-летию поселка Кез.