ОТЧЕТ

о выполнении основных направлений развития архивного дела

в муниципальном образовании «Кезский район»

за 2014 год

Основные направления и реализация нормативно-распорядительных документов в области архивного дела

В соответствии с письмом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 20 октября 2014 года № 733 «О планировании работы архивных учреждений Удмуртской Республики на 2015 год и их отчетности за 2014 год» и в целях реализации мероприятий в сфере архивного дела, предусмотренных «Программой социально-экономического развития муниципального образования «Кезский район» на 2010-2014 годы», архивным отделом Администрации муниципального образования «Кезский район» в 2014 году проведены следующие мероприятия:

В 2014 году предоставлена в Комитет по делам архивов при Правительстве УР информация о количестве дел, хранящихся в муниципальном архиве по состоянию на 01.01.2014 года, в том числе отнесенных к собственности Удмуртской Республики, и прогнозные объемы приема дел на постоянное хранение в 2014 и 2015 годах;

Предоставлена информация о количестве запросов, поступивших в архивный отдел Администрации муниципального образования «Кезский район» за 2011-2013 годы;

В 2014 году разработана подпрограмма «Архивное дело» Программы «Муниципальное управление» на 2015-2020 годы. Программа утверждена Постановлением Администрации муниципального образования «Кезский район» от 20.11. 2014 года № 1469.

Предоставлены в Комитет по делам архивов при Правительстве УР ежемесячные информации о количестве обращений за государственными услугами, предоставляемыми архивным отделом Администрации муниципального образования «Кезский район» при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных в соответствии с Законом УР от 29.12.2005 года № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела».

В соответствии с планом работы Коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР проведено обследование и направлена информация о состоянии сохранности архивных документов в отделе ЗАГС Администрации МО «Кезский район.

В соответствии с планом работы Коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР предоставлены сведения об организации охраны архивного отдела Администрации муниципального образования «Кезский район».

Предоставлена в Комитет по делам архивов при Правительстве УР информация о выполнении решения Коллегии Комитета от 25.09.2013 года № 14 об итогах обследований сохранности документов в организациях ЖКХ района.

Предоставлены ежемесячные заявки по предельным объемам финансирования и ежемесячные и квартальные отчеты о расходовании субвенций из бюджета Удмуртской Республики на содержание архивного отдела.

В 2014 году инициировано принятие Администрацией МО «Кезский район» постановления от 21.01.2014 года № 104 «Об утверждении графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений, организаций и предприятий Кезского района на хранение в архивный отдел».

Ежеквартально в Управление экономикой Администрации МО «Кезский район» представлялисья отчет о реализации мероприятий, запланированных в Программе социально-экономического развития МО «Кезский район» на 2010-2014 годы.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда УР

Основным направлением в работе архивного отдела остается обеспечение сохранности и улучшение физическогосостояния документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве.

В целях завершения реализации запланированных показателей в разделе программы «Социально-экономическое развитие МО «Кезский район» на 2010-2014 годы» заменено 434 погонных метра деревянных и смешанных стеллажей в архивохранилищах на железные. В настоящее время 100 процентов стеллажей архива железные, прирост протяженности архивных полок составил 40 погонных метров. Закартонировано в 2014 году 2378 единиц хранения управленческих документов фондов № 39, 162, 5,79, для чего приобретено 100 архивных коробок.

В целях исполнения предписания пожарного надзора заменена деревянная дверь в хранилище № 3 на сертифицированную противопожарную.

Произведен косметический ремонт архивохранилища № 2 площадью 15,3 квадратных метра, в котором убрали в отделке стен бумажные обои, побелили потолки, покрасили полы. В архивохранилище № 1 заменены ветхие деревянные полы на полы из керамических плиток. В хранилищах № 2 и № 3 заменили 5 окон на пластиковые, установили рольставни. Установку кондиционеров в хранилища в связи с нехваткой средств перенесли на 2015 год.

В 2014 году в соответствии с долгосрочным планом цикличной проверки наличия и состояния дел проверено наличие 2545 документов на бумажной основе 20 фондов с № 1 по № 20, 2 единицы хранения электронных фотодокументов и 64 единицы фотодокументов. В ходе проведения сверки наличия проводился ремонт документов. Утери документов в ходе сверки наличия не обнаружено.

В 2014 году проведена выверку сведений в учетных документах архива. Проверено соответствие количества дел, указанных в листах фондов и количества дел, указанных в итоговых записях к описям, составлены листы-заверители к папкам, в которых хранятся листы фондов, составлены листы-заверители к каждой описи и пронумерованы листы в описях, приведены в соответствие с требованиями паспорта архивохранилищ.

Формирование Архивного фонда УР. Организационно-методическое руководство архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий

В 2014 году проведена работа по оптимизации списка организаций – источников комплектования архивного отдела. Исключены из списка организаций - источников комплектования: сельскохозяйственный производственный кооператив (колхоз) «Восход», протокол ЭПМК от 28 марта 2014 года № 3, сельскохозяйственный производственный кооператив (колхоз) «Победа», протокол ЭПМК от 28 марта 2014 года № 3, сельскохозяйственный производственный кооператив (колхоз) «Прожектор», протокол ЭПМК от 25 апреля 2014 года № 4, Управление Пенсионного фонда РФ (ГУ) в Кезском районе УР, протокол ЭПМК от 25 апреля 2014 года № 4, Подразделение отдела сводных статистических работ, региональных счетов, Балансов, ведения статрегистра и общероссийских классификаторов Удмуртстата в Кезском районе, протокол ЭПМК от 25 апреля 2014 года № 4, сельскохозяйственный производственный кооператив (колхоз) «Исток», протокол ЭПМК от 27.06.2014 года № 6, Кезский районный суд, протокол ЭПМК от 29.08.2014 года № 8, Прокуратура Кезского района УР, протокол ЭПМК от 29.08.2014 года № 8.

Продолжали внедрение в работу архивного отдела и организаций – источников комплектования архивного отдела «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». С использованием данных перечней согласовали с ЭПМК Комитета по делам архивов 11 номенклатур дел. Продолжили внедрение сборника примерных положений об экспертных комиссиях и архивах организаций. На основе данного сборника подготовили и согласовали с ЭПМК Комитета по делам архивов 4 положения об архивах организаций и 4 положения об экспертных комиссиях организаций.

В целях реализации мероприятий, запланированных в разделе «Архивное дело» Программы социально-экономического развития муниципального образования «Кезский район» на 2010-2014 годы, продолжали работу по совершенствованию нормативно-правового и методического обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов, по созданию необходимых условий для хранения архивных документов. С этой целью проведены обследования состояния делопроизводства и хранения документов в 8 организациях, в том числе по поручению Комитета по делам архивов при Правительстве УР проведено обследование в отделе ЗАГС Администрации МО «Кезский район». Разработано и согласовано 5 инструкций по делопроизводству для организаций района.

В 2014 году оказана методическая и практическая помощь 27 организациям-источникам комплектования в составлении и утверждении ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР описей управленческих документов постоянного хранения на 2505 единиц хранения и 22 организациям по описанию дел по личному составу временного (75 лет) хранения на 484 единицы хранения, в том числе ликвидированному сельскохозяйственному производственному кооперативу (колхозу) «Исток». В 2014 году проведена экспертиза ценности документов отдела архитектуры и строительства Администрации МО «Кезский район» и составлена опись НТД на 63 единицы хранения, что не было запланировано.

Принято на хранение 643 единицы хранения управленческих документов постоянного хранения от 18 организаций и 12 единиц хранения дел по личному составу от 2 организаций, которые были исключены из списка организаций – источников комплектования - это СПК (колхоз) «Исток» и СПК (колхоз) «Камыжево».

В 2014 году проведен семинар с ответственными за делопроизводство организаций, документы которых упорядочены в 2014 году. На семинаре присутствовало 24 ответственных за делопроизводство.

На заседаниях ЦЭК Администрации МО «Кезский район» рассмотрены вопросы по согласованию номенклатур дел организаций района, не являющихся источниками комплектования архивного отдела. Проведено 11 заседаний ЦЭК.

В индивидуальном порядке оказывалась методическая помощь в составлении номенклатур дел организациям, не являющимся источниками комплектования архивного отдела.

Всего консультации и методическую помощь в 2014 году получили 80 человек.

Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов

В архивном отделе установлено 4 компьютера, используется программа Windows XP Professional и Windows 7 Pro CIS and GE. Доступ к сети Интернет имеют три компьютера. Электронный адрес архивного отдела – kez-arhiv@mail.ru В администрации Мо «Кезский район» имеется IT специалист. В 2014 года продолжалось заполнение 4-й версии БД «Архивный фонд». В раздел «Дело» введено 5464 записи. Невыполнение запланированного количества введенных записей связано с тем, что большой объем работы был выполнен в соответствии с предписанием об устранении недостатков, выявленных при проведении проверки, проведенной Комитетом по делам архивов при Правительстве УР 19 августа 2013 года, соблюдения

архивным отделом Администрации МО «Кезский район» законодательства об архивном деле и проведенным ремонтом помещений и заменой стеллажей.

Заполнялась тематическая БД «Решения исполкома Кезского райсовета и постановления Администрации Кезского района» заведено 308 записей из 6 единиц хранения.

В соответствии с планом развития НСА к фондам архива составлено 4 исторические справки к фондам Чайной Кезского райпотребсоюза, Кезской заготконторы, Кезской артели «Красный партизан», Кезского льнозавода.

В 2014 году на странице архивного отдела на сайте муниципального образования «Кезский район» размещали материалы о сотрудничестве с Кезским отделением РОИА, о планах и отчетах архивного отдела.

С целью популяризации среди школьников архивного дела и знакомства их с документами архива провели экскурсию «Знакомство с архивом и профессией архивиста». На экскурсии присутствовало 17 учащихся Кузьминской средней общеобразовательной школы Кезского района.

2014 год – юбилейный год для Кезского района и поселка Кез. В связи с юбилеями сотрудники архивного отдела готовили материалы по истории предприятий и организаций района, которые войдут в готовящуюся к изданию книгу «Истории Кезского района». Подготовлена небольшая выставка фотодокументов «По местам боев с Колчаком на территории Кезского района», которая размещалась в кабинете архивного отдела.

Одним из важных направлений работы архивного отдела остается исполнение в законодательно установленные сроки запросов социально-правового и тематического характера по архивным документам, в 2014 году исполнено 1112 запросов социально-правового характера и 46 тематических запросов. 1012 запросов исполнено с положительным результатом. Все 1112 запросов исполнено в законодательно установленные сроки.

С документами архива в 2014 году работало 4 исследователя, которые изучали истории своих родных деревень Малый Полом и Алмей, по документам исполкома Кезского райсовета составлен список всех награжденных орденами и медалями граждан Кезского района. Для работы исследователям выдавалось 35 дел.

Начальник отдела Г.В.Старкова